This practice respects your privacy. This policy explains what personal information we collect when you use this website or book an appointment, why we collect it, how we use it, where it may be processed, and how we protect it.
By using this website or booking an appointment, you acknowledge that your personal information will be handled as described in this policy.
Who we are
This website is operated for the private practice of Dr. Keith Richardson, MD, FRCSC, a head and neck surgeon in Montréal, Québec.
The practice is responsible for the personal information and health-related information you provide through this website and booking flow.
The person responsible for personal information at the practice is:
What we collect
We collect only the information reasonably needed to operate the website, manage appointments, process payments, prepare for consultations, and meet professional and legal obligations.
This may include:
- your name, email address, phone number, location, and preferred language;
- appointment details, including the type of appointment, selected service, date, and time;
- health-related information you choose to provide, such as your concern, relevant history, or reason for booking;
- medical records or documents you choose to upload, such as imaging reports, ultrasound reports, pathology reports, referral letters, or photos;
- payment-related information needed to process a deposit or payment;
- basic technical information needed to operate, secure, and improve the website.
We do not intentionally collect information that is not needed for these purposes.
Why we collect and use your information
We use your information to:
- schedule and manage your appointment;
- prepare for your consultation or selected in-clinic appointment;
- communicate with you about your appointment;
- process deposits and payments;
- maintain appropriate clinic and administrative records;
- operate and secure the website and booking flow;
- meet professional, legal, privacy, and record-keeping obligations.
We do not sell your personal information.
Booking and intake information
When you book online, you provide the information needed to schedule your appointment and help the clinic understand the reason for your visit.
You may choose to provide health-related information or upload documents. Uploading records is optional unless the clinic specifically requests them. If you provide documents or health-related information, they will be used only for clinic, booking, review, and care-related purposes.
Medical records and uploaded documents
If you upload medical records, imaging, ultrasound, pathology, referral letters, or photos, the practice uses them to review your concern and prepare for your appointment.
Please do not upload emergency information through this website. This website and booking form are not for emergencies.
Payments and deposits
Deposits and payments are processed by Stripe, a third-party payment processor.
Your card details are handled by Stripe and are not stored on the clinic's website. The clinic receives information confirming that a payment was made, the amount paid, and related transaction details needed for booking, administration, refunds, and record-keeping.
Payment-related information processed by Stripe may be processed outside Québec and outside Canada, including in the United States.
Booking platform
The practice uses GOrendezvous for online booking and appointment management. Information entered into the booking system may be processed and stored by GOrendezvous on behalf of the practice.
GOrendezvous states that booking information is hosted in Canada.
Video or phone consultations
If your consultation is by video or phone, where available and appropriate, the consultation may use a third-party communication tool. That tool is used only to deliver the consultation.
Please join any video or phone consultation from a private place where you are comfortable discussing health information.
Separate virtual-care consent may apply before a virtual visit.
Service providers
We use service providers to operate the website, booking flow, payment processing, communications, secure storage, and related clinic administration.
These service providers may include:
- GOrendezvous for online booking and appointment management;
- Stripe for payment processing;
- website hosting and technical service providers;
- email, communication, and administrative tools.
These service providers are expected to protect personal information and use it only for the services they provide to the practice.
Where your information is stored and processed
Personal and health-related booking information is intended to be stored in Canada through the booking platform.
Some service providers may process limited information outside Québec or outside Canada as part of providing their services. In particular, payment-related information processed by Stripe may be processed outside Québec and Canada, including in the United States.
The practice takes reasonable steps to assess and protect personal information when it is handled by service providers or processed outside Québec.
Who can access your information
Your information may be accessed by Dr. Richardson and authorized clinic staff who need it to schedule, manage, review, or provide care related to your appointment.
We may also share information with service providers who support the website, booking, payment, communication, or administration of the practice.
We may disclose information where required or permitted by law, where necessary to protect safety, or with your consent.
How long we keep your information
We keep personal information only as long as reasonably needed for the purposes described in this policy and to meet professional, legal, privacy, tax, and record-keeping obligations.
When information is no longer needed, it is securely deleted, destroyed, or de-identified, where appropriate.
Your rights
You may ask to:
- access the personal information we hold about you;
- correct personal information that is inaccurate or incomplete;
- ask questions about how your information is collected, used, disclosed, stored, or protected;
- withdraw consent where withdrawal is legally available and does not prevent the practice from meeting professional or legal obligations.
To make a request, contact:
Security
We use reasonable administrative, technical, and organizational safeguards to protect personal information.
No system is perfectly secure. If a confidentiality incident occurs, the practice will take steps to contain and assess the incident and will notify affected individuals and the appropriate authorities where required by law.
Emergencies
This website and booking form are not for emergencies.
If you have trouble breathing, severe bleeding, rapidly worsening swelling, or another urgent medical concern, call 911 or go to the nearest emergency department.
Private appointments and RAMQ
Appointments booked through this website are private services. For these bookings, fees are billed directly to the patient and are not covered by RAMQ.
This website applies only to these private appointments. It does not change how Dr. Richardson sees patients through other arrangements.
Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The current version will be posted on this page with the "Last updated" date.
La présente clinique respecte votre vie privée. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons lorsque vous utilisez ce site Web ou réservez un rendez-vous, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons, où ils peuvent être traités et comment nous les protégeons.
En utilisant ce site Web ou en réservant un rendez-vous, vous reconnaissez que vos renseignements personnels seront traités conformément à la présente politique.
Qui nous sommes
Ce site Web est exploité pour le cabinet privé du Dr Keith Richardson, MD, FRCSC, chirurgien de la tête et du cou à Montréal, Québec.
La clinique est responsable des renseignements personnels et des renseignements liés à la santé que vous fournissez par l'intermédiaire de ce site Web et du processus de réservation.
La personne responsable des renseignements personnels à la clinique est :
Personne responsable des renseignements personnels
Courriel : office@headandnecksurgery.ca
Les renseignements que nous recueillons
Nous recueillons uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires pour exploiter le site Web, gérer les rendez-vous, traiter les paiements, préparer les consultations et respecter nos obligations professionnelles et légales.
Cela peut comprendre :
- votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre lieu de résidence et votre langue préférée;
- les détails du rendez-vous, y compris le type de rendez-vous, le service choisi, la date et l'heure;
- les renseignements liés à la santé que vous choisissez de fournir, comme votre préoccupation, vos antécédents pertinents ou la raison de votre réservation;
- les dossiers médicaux ou documents que vous choisissez de téléverser, comme des rapports d'imagerie, des rapports d'échographie, des rapports de pathologie, des lettres de référence ou des photos;
- les renseignements liés au paiement nécessaires au traitement d'un acompte ou d'un paiement;
- les renseignements techniques de base nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'amélioration du site Web.
Nous ne recueillons pas intentionnellement des renseignements qui ne sont pas nécessaires à ces fins.
Pourquoi nous recueillons et utilisons vos renseignements
Nous utilisons vos renseignements pour :
- planifier et gérer votre rendez-vous;
- préparer votre consultation ou votre rendez-vous en clinique;
- communiquer avec vous au sujet de votre rendez-vous;
- traiter les acomptes et les paiements;
- tenir les dossiers cliniques et administratifs appropriés;
- exploiter et sécuriser le site Web et le processus de réservation;
- respecter nos obligations professionnelles, légales, de confidentialité et de conservation des dossiers.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
Renseignements de réservation et d'admission
Lorsque vous réservez en ligne, vous fournissez les renseignements nécessaires pour planifier votre rendez-vous et aider la clinique à comprendre la raison de votre visite.
Vous pouvez choisir de fournir des renseignements liés à la santé ou de téléverser des documents. Le téléversement de documents est facultatif, sauf si la clinique vous les demande expressément. Si vous fournissez des documents ou des renseignements liés à la santé, ils seront utilisés uniquement à des fins liées à la clinique, à la réservation, à l'examen de votre demande et aux soins.
Dossiers médicaux et documents téléversés
Si vous téléversez des dossiers médicaux, des rapports d'imagerie, des rapports d'échographie, des rapports de pathologie, des lettres de référence ou des photos, la clinique les utilise pour examiner votre préoccupation et préparer votre rendez-vous.
Veuillez ne pas téléverser de renseignements urgents par l'intermédiaire de ce site Web. Ce site Web et le formulaire de réservation ne servent pas aux urgences.
Paiements et acomptes
Les acomptes et les paiements sont traités par Stripe, un fournisseur tiers de traitement des paiements.
Les renseignements de votre carte sont traités par Stripe et ne sont pas conservés sur le site Web de la clinique. La clinique reçoit les renseignements confirmant qu'un paiement a été effectué, le montant payé et les renseignements transactionnels connexes nécessaires à la réservation, à l'administration, aux remboursements et à la tenue des dossiers.
Les renseignements liés au paiement traités par Stripe peuvent être traités à l'extérieur du Québec et à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis.
Plateforme de réservation
La clinique utilise GOrendezvous pour la réservation en ligne et la gestion des rendez-vous. Les renseignements entrés dans le système de réservation peuvent être traités et conservés par GOrendezvous pour le compte de la clinique.
GOrendezvous indique que les renseignements de réservation sont hébergés au Canada.
Consultations par vidéo ou téléphone
Si votre consultation a lieu par vidéo ou par téléphone, lorsque ce mode est disponible et approprié, elle peut utiliser un outil de communication tiers. Cet outil est utilisé uniquement pour fournir la consultation.
Veuillez participer à toute consultation par vidéo ou téléphone à partir d'un endroit privé où vous êtes à l'aise de discuter de renseignements liés à la santé.
Un consentement distinct aux soins virtuels peut s'appliquer avant une visite virtuelle.
Fournisseurs de services
Nous utilisons des fournisseurs de services pour exploiter le site Web, le processus de réservation, le traitement des paiements, les communications, le stockage sécurisé et l'administration connexe de la clinique.
Ces fournisseurs peuvent comprendre :
- GOrendezvous pour la réservation en ligne et la gestion des rendez-vous;
- Stripe pour le traitement des paiements;
- des fournisseurs d'hébergement Web et de services techniques;
- des outils de courriel, de communication et d'administration.
Ces fournisseurs de services sont censés protéger les renseignements personnels et les utiliser uniquement pour les services qu'ils fournissent à la clinique.
Où vos renseignements sont conservés et traités
Les renseignements personnels et les renseignements liés à la santé fournis lors de la réservation sont destinés à être conservés au Canada par l'intermédiaire de la plateforme de réservation.
Certains fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements limités à l'extérieur du Québec ou à l'extérieur du Canada dans le cadre des services qu'ils fournissent. En particulier, les renseignements liés au paiement traités par Stripe peuvent être traités à l'extérieur du Québec et du Canada, y compris aux États-Unis.
La clinique prend des mesures raisonnables pour évaluer et protéger les renseignements personnels lorsqu'ils sont traités par des fournisseurs de services ou à l'extérieur du Québec.
Qui peut accéder à vos renseignements
Vos renseignements peuvent être consultés par le Dr Richardson et par le personnel autorisé de la clinique qui en a besoin pour planifier, gérer, examiner ou fournir les soins liés à votre rendez-vous.
Nous pouvons également communiquer des renseignements à des fournisseurs de services qui soutiennent le site Web, la réservation, le paiement, les communications ou l'administration de la clinique.
Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou le permet, lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité, ou avec votre consentement.
Durée de conservation de vos renseignements
Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour les fins décrites dans la présente politique et pour respecter nos obligations professionnelles, légales, fiscales, de confidentialité et de conservation des dossiers.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont supprimés, détruits ou dépersonnalisés de façon sécuritaire, selon le cas.
Vos droits
Vous pouvez demander :
- d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- de corriger des renseignements personnels inexacts ou incomplets;
- de poser des questions sur la façon dont vos renseignements sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou protégés;
- de retirer votre consentement lorsque le retrait est possible en vertu de la loi et n'empêche pas la clinique de respecter ses obligations professionnelles ou légales.
Pour faire une demande, veuillez communiquer avec :
Personne responsable des renseignements personnels
Courriel : office@headandnecksurgery.ca
Sécurité
Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels.
Aucun système n'est parfaitement sécuritaire. Si un incident de confidentialité survient, la clinique prendra des mesures pour contenir et évaluer l'incident et avisera les personnes concernées et les autorités compétentes lorsque la loi l'exige.
Urgences
Ce site Web et le formulaire de réservation ne servent pas aux urgences.
Si vous avez de la difficulté à respirer, un saignement important, une enflure qui s'aggrave rapidement ou une autre préoccupation médicale urgente, composez le 911 ou rendez-vous à l'urgence la plus proche.
Rendez-vous privés et RAMQ
Les rendez-vous réservés par l'intermédiaire de ce site Web sont des services privés. Pour ces réservations, les frais sont facturés directement au patient et ne sont pas couverts par la RAMQ.
Ce site Web s'applique uniquement à ces rendez-vous privés. Il ne change pas la façon dont le Dr Richardson voit ses patients dans le cadre d'autres ententes.
Modifications à la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La version en vigueur sera affichée sur cette page avec la date de la « dernière mise à jour ».