This practice respects your privacy. This policy explains what personal information we collect when you use this website or book an appointment, why we collect it, how we use it, where it may be processed, and how we protect it.
By using this website or booking an appointment, you acknowledge that your personal information will be handled as described in this policy.
Who we are
This website is operated for the private practice of Dr. Keith Richardson, MD, FRCSC, a head and neck surgeon in Montréal, Québec.
The practice is responsible for the personal information and health-related information you provide through this website and booking flow.
The person responsible for personal information at the practice is:
What we collect
We collect only the information reasonably needed to operate the website, manage appointments, process payments, prepare for consultations, and meet professional and legal obligations.
This may include:
- your name, email address, phone number, location, and preferred language;
- appointment details, including the type of appointment, selected service, date, and time;
- health-related information you choose to provide, such as your concern, relevant history, or reason for booking;
- medical records or documents you choose to send to the clinic, such as imaging reports, ultrasound reports, pathology reports, referral letters, or photos;
- payment-related information needed to process a deposit or payment;
- basic technical information needed to operate, secure, and improve the website.
We do not intentionally collect information that is not needed for these purposes.
Why we collect and use your information
We use your information to:
- schedule and manage your appointment;
- prepare for your consultation or selected in-clinic appointment;
- communicate with you about your appointment;
- process deposits and payments;
- maintain appropriate clinic and administrative records;
- operate and secure the website and booking flow;
- meet professional, legal, privacy, and record-keeping obligations.
We do not sell your personal information.
Booking and intake information
When you book online, you provide the information needed to schedule your appointment and help the clinic understand the reason for your visit.
You may choose to provide health-related information or send documents. Sending records is optional unless the clinic specifically requests them. If you provide documents or health-related information, they will be used only for clinic, booking, review, and care-related purposes.
Medical records and documents
If you have relevant medical records, such as imaging or pathology reports, you may bring them to your appointment or send them to the clinic by email before your visit. Records sent by email are received in the clinic's mailbox and are used only to review your concern and prepare for your appointment.
Email is not a fully secure method of communication. If you prefer, you may bring your records to your appointment instead.
Please do not send urgent information by email. This website and the clinic's email are not for emergencies.
Payments and deposits
Deposits and payments are processed by Stripe, a third-party payment processor.
Your card details are handled by Stripe and are not stored on the clinic's website. The clinic receives information confirming that a payment was made, the amount paid, and related transaction details needed for booking, administration, refunds, and record-keeping.
Payment-related information processed by Stripe may be processed outside Québec and outside Canada, including in the United States.
Scheduled Payments
If you choose a scheduled payment option, your payment method may be securely stored by our payment service provider, Stripe, to facilitate future payments that you have specifically authorized.
Your card information is collected and stored by Stripe and is not received or stored by the clinic's website. The clinic retains only the information necessary to administer the authorized payment schedule, such as the scheduled amounts and dates, payment status, Stripe reference identifiers, and the date and time of your authorization.
Payment information is used only for the payment purposes you authorize and for related administrative, accounting and legal obligations.
If you have authorized a scheduled payment, you may withdraw your authorization for future payments by contacting the clinic. The full terms are set out in our Terms of Use.
Booking platform
The practice uses its own booking system, hosted on Supabase infrastructure, for online appointment booking and management. Information entered into the booking system is processed and stored by Supabase on behalf of the practice.
This information is hosted in data centres located in Canada.
Video or phone consultations
If your consultation is by video or phone, where available and appropriate, the consultation may use a third-party communication tool. That tool is used only to deliver the consultation.
Please join any video or phone consultation from a private place where you are comfortable discussing health information.
Separate virtual-care consent may apply before a virtual visit.
Service providers
We use service providers to operate the website, booking flow, payment processing, communications and related clinic administration.
These providers are currently:
- Supabase, for hosting the booking system and related clinic records. This information is held in data centres located in Canada;
- Stripe, for payment processing and for securely storing payment methods you have authorized. Stripe processes this information in the United States;
- Vercel, for website hosting. Vercel keeps ordinary access logs, such as your IP address and the pages you visit;
- Amazon Web Services, for sending the clinic's emails, from data centres located in Canada;
- Google Workspace, for the clinic's email and calendar. Your name, email address and appointment time appear in the calendar invitation, and your email replies are kept in the clinic's mailbox. Google processes this information on its global infrastructure, including in the United States.
The reason for your consultation is never included in calendar invitations or confirmation emails.
These service providers are required to protect personal information and to use it only for the services they provide to the clinic.
This list may change as the clinic's systems evolve. This page will be updated accordingly.
Where your information is stored and processed
Personal and health-related booking information is stored in Canada, in the clinic's booking system hosted on Supabase infrastructure.
Some service providers may process limited information outside Québec or outside Canada as part of providing their services. In particular, payment-related information processed by Stripe may be processed outside Québec and Canada, including in the United States.
The practice takes reasonable steps to assess and protect personal information when it is handled by service providers or processed outside Québec.
Who can access your information
Your information may be accessed by Dr. Richardson and authorized clinic staff who need it to schedule, manage, review, or provide care related to your appointment.
We may also share information with service providers who support the website, booking, payment, communication, or administration of the practice.
We may disclose information where required or permitted by law, where necessary to protect safety, or with your consent.
How long we keep your information
We keep personal information only as long as reasonably needed for the purposes described in this policy and to meet professional, legal, privacy, tax, and record-keeping obligations.
When information is no longer needed, it is securely deleted, destroyed, or de-identified, where appropriate.
Your rights
You may ask to:
- access the personal information we hold about you;
- correct personal information that is inaccurate or incomplete;
- ask questions about how your information is collected, used, disclosed, stored, or protected;
- withdraw consent where withdrawal is legally available and does not prevent the practice from meeting professional or legal obligations.
To make a request, contact:
Security
We use reasonable administrative, technical, and organizational safeguards to protect personal information.
No system is perfectly secure. If a confidentiality incident occurs, the practice will take steps to contain and assess the incident and will notify affected individuals and the appropriate authorities where required by law.
Emergencies
This website and booking form are not for emergencies.
If you have trouble breathing, severe bleeding, rapidly worsening swelling, or another urgent medical concern, call 911 or go to the nearest emergency department.
Private appointments and RAMQ
Appointments booked through this website are private services. For these bookings, fees are billed directly to the patient and are not covered by RAMQ.
This website applies only to these private appointments. It does not change how Dr. Richardson sees patients through other arrangements.
Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The current version will be posted on this page with the "Last updated" date.
La présente clinique respecte votre vie privée. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons lorsque vous utilisez ce site Web ou réservez un rendez-vous, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons, où ils peuvent être traités et comment nous les protégeons.
En utilisant ce site Web ou en réservant un rendez-vous, vous reconnaissez que vos renseignements personnels seront traités conformément à la présente politique.
Qui nous sommes
Ce site Web est exploité pour le cabinet privé du Dr Keith Richardson, MD, FRCSC, chirurgien de la tête et du cou à Montréal, Québec.
La clinique est responsable des renseignements personnels et des renseignements liés à la santé que vous fournissez par l'intermédiaire de ce site Web et du processus de réservation.
La personne responsable des renseignements personnels à la clinique est :
Personne responsable des renseignements personnels
Courriel : office@headandnecksurgery.ca
Les renseignements que nous recueillons
Nous recueillons uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires pour exploiter le site Web, gérer les rendez-vous, traiter les paiements, préparer les consultations et respecter nos obligations professionnelles et légales.
Cela peut comprendre :
- votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre lieu de résidence et votre langue préférée;
- les détails du rendez-vous, y compris le type de rendez-vous, le service choisi, la date et l'heure;
- les renseignements liés à la santé que vous choisissez de fournir, comme votre préoccupation, vos antécédents pertinents ou la raison de votre réservation;
- les dossiers médicaux ou documents que vous choisissez de transmettre à la clinique, comme des rapports d'imagerie, des rapports d'échographie, des rapports de pathologie, des lettres de référence ou des photos;
- les renseignements liés au paiement nécessaires au traitement d'un acompte ou d'un paiement;
- les renseignements techniques de base nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'amélioration du site Web.
Nous ne recueillons pas intentionnellement des renseignements qui ne sont pas nécessaires à ces fins.
Pourquoi nous recueillons et utilisons vos renseignements
Nous utilisons vos renseignements pour :
- planifier et gérer votre rendez-vous;
- préparer votre consultation ou votre rendez-vous en clinique;
- communiquer avec vous au sujet de votre rendez-vous;
- traiter les acomptes et les paiements;
- tenir les dossiers cliniques et administratifs appropriés;
- exploiter et sécuriser le site Web et le processus de réservation;
- respecter nos obligations professionnelles, légales, de confidentialité et de conservation des dossiers.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
Renseignements de réservation et d'admission
Lorsque vous réservez en ligne, vous fournissez les renseignements nécessaires pour planifier votre rendez-vous et aider la clinique à comprendre la raison de votre visite.
Vous pouvez choisir de fournir des renseignements liés à la santé ou de transmettre des documents. La transmission de documents est facultative, sauf si la clinique vous les demande expressément. Si vous fournissez des documents ou des renseignements liés à la santé, ils seront utilisés uniquement à des fins liées à la clinique, à la réservation, à l'examen de votre demande et aux soins.
Dossiers médicaux et documents
Si vous avez des documents médicaux pertinents, comme des rapports d'imagerie ou de pathologie, vous pouvez les apporter à votre rendez-vous ou les faire parvenir à la clinique par courriel avant votre visite. Les documents envoyés par courriel sont reçus dans la messagerie de la clinique et servent uniquement à examiner votre situation et à préparer votre rendez-vous.
Le courriel n'est pas un moyen de communication entièrement sécurisé. Si vous préférez, vous pouvez apporter vos documents à votre rendez-vous.
Veuillez ne pas transmettre de renseignements urgents par courriel. Ce site Web et la messagerie de la clinique ne servent pas aux urgences.
Paiements et acomptes
Les acomptes et les paiements sont traités par Stripe, un fournisseur tiers de traitement des paiements.
Les renseignements de votre carte sont traités par Stripe et ne sont pas conservés sur le site Web de la clinique. La clinique reçoit les renseignements confirmant qu'un paiement a été effectué, le montant payé et les renseignements transactionnels connexes nécessaires à la réservation, à l'administration, aux remboursements et à la tenue des dossiers.
Les renseignements liés au paiement traités par Stripe peuvent être traités à l'extérieur du Québec et à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis.
Paiements échelonnés
Si vous choisissez une option de paiements échelonnés, votre mode de paiement peut être conservé de façon sécurisée par notre fournisseur de services de paiement, Stripe, afin de permettre les paiements futurs que vous avez expressément autorisés.
Les renseignements relatifs à votre carte sont recueillis et conservés par Stripe et ne sont ni reçus ni conservés par le site Web de la clinique. La clinique ne conserve que les renseignements nécessaires à la gestion de l'échéancier de paiement autorisé, notamment les montants et les dates prévus, l'état des paiements, les identifiants de référence Stripe ainsi que la date et l'heure de votre autorisation.
Les renseignements relatifs aux paiements sont utilisés uniquement aux fins des paiements que vous avez autorisés et pour satisfaire aux obligations administratives, comptables et juridiques connexes.
Si vous avez autorisé des paiements échelonnés, vous pouvez retirer votre autorisation pour les paiements à venir en communiquant avec la clinique. Les modalités complètes figurent dans nos Conditions d'utilisation.
Plateforme de réservation
La clinique utilise son propre système de réservation, hébergé sur l'infrastructure de Supabase, pour la prise et la gestion des rendez-vous en ligne. Les renseignements saisis dans le système de réservation sont traités et conservés par Supabase pour le compte de la clinique.
Ces renseignements sont hébergés dans des centres de données situés au Canada.
Consultations par vidéo ou téléphone
Si votre consultation a lieu par vidéo ou par téléphone, lorsque ce mode est disponible et approprié, elle peut utiliser un outil de communication tiers. Cet outil est utilisé uniquement pour fournir la consultation.
Veuillez participer à toute consultation par vidéo ou téléphone à partir d'un endroit privé où vous êtes à l'aise de discuter de renseignements liés à la santé.
Un consentement distinct aux soins virtuels peut s'appliquer avant une visite virtuelle.
Fournisseurs de services
Nous faisons appel à des fournisseurs de services pour exploiter le site Web, le processus de réservation, le traitement des paiements, les communications et l'administration connexe de la clinique.
Ces fournisseurs sont actuellement :
- Supabase, pour l'hébergement du système de réservation et des dossiers connexes de la clinique. Les renseignements y sont conservés dans des centres de données situés au Canada;
- Stripe, pour le traitement des paiements et la conservation sécurisée des modes de paiement que vous avez autorisés. Stripe traite ces renseignements aux États-Unis;
- Vercel, pour l'hébergement du site Web. Vercel conserve les journaux de consultation habituels, comme votre adresse IP et les pages consultées;
- Amazon Web Services, pour l'envoi des courriels de la clinique, à partir de centres de données situés au Canada;
- Google Workspace, pour la messagerie et le calendrier de la clinique. Votre nom, votre adresse courriel et l'heure de votre rendez-vous figurent dans l'invitation au calendrier, et vos réponses par courriel sont conservées dans la messagerie de la clinique. Google traite ces renseignements sur son infrastructure mondiale, notamment aux États-Unis.
La raison de votre consultation n'est jamais inscrite dans les invitations au calendrier ni dans les courriels de confirmation.
Ces fournisseurs de services sont tenus de protéger les renseignements personnels et de les utiliser uniquement aux fins des services qu'ils fournissent à la clinique.
Cette liste peut changer à mesure que les systèmes de la clinique évoluent. La présente page sera mise à jour en conséquence.
Où vos renseignements sont conservés et traités
Les renseignements personnels et les renseignements liés à la santé fournis lors de la réservation sont conservés au Canada, dans le système de réservation de la clinique hébergé sur l'infrastructure de Supabase.
Certains fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements limités à l'extérieur du Québec ou à l'extérieur du Canada dans le cadre des services qu'ils fournissent. En particulier, les renseignements liés au paiement traités par Stripe peuvent être traités à l'extérieur du Québec et du Canada, y compris aux États-Unis.
La clinique prend des mesures raisonnables pour évaluer et protéger les renseignements personnels lorsqu'ils sont traités par des fournisseurs de services ou à l'extérieur du Québec.
Qui peut accéder à vos renseignements
Vos renseignements peuvent être consultés par le Dr Richardson et par le personnel autorisé de la clinique qui en a besoin pour planifier, gérer, examiner ou fournir les soins liés à votre rendez-vous.
Nous pouvons également communiquer des renseignements à des fournisseurs de services qui soutiennent le site Web, la réservation, le paiement, les communications ou l'administration de la clinique.
Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou le permet, lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité, ou avec votre consentement.
Durée de conservation de vos renseignements
Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour les fins décrites dans la présente politique et pour respecter nos obligations professionnelles, légales, fiscales, de confidentialité et de conservation des dossiers.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont supprimés, détruits ou dépersonnalisés de façon sécuritaire, selon le cas.
Vos droits
Vous pouvez demander :
- d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- de corriger des renseignements personnels inexacts ou incomplets;
- de poser des questions sur la façon dont vos renseignements sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou protégés;
- de retirer votre consentement lorsque le retrait est possible en vertu de la loi et n'empêche pas la clinique de respecter ses obligations professionnelles ou légales.
Pour faire une demande, veuillez communiquer avec :
Personne responsable des renseignements personnels
Courriel : office@headandnecksurgery.ca
Sécurité
Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels.
Aucun système n'est parfaitement sécuritaire. Si un incident de confidentialité survient, la clinique prendra des mesures pour contenir et évaluer l'incident et avisera les personnes concernées et les autorités compétentes lorsque la loi l'exige.
Urgences
Ce site Web et le formulaire de réservation ne servent pas aux urgences.
Si vous avez de la difficulté à respirer, un saignement important, une enflure qui s'aggrave rapidement ou une autre préoccupation médicale urgente, composez le 911 ou rendez-vous à l'urgence la plus proche.
Rendez-vous privés et RAMQ
Les rendez-vous réservés par l'intermédiaire de ce site Web sont des services privés. Pour ces réservations, les frais sont facturés directement au patient et ne sont pas couverts par la RAMQ.
Ce site Web s'applique uniquement à ces rendez-vous privés. Il ne change pas la façon dont le Dr Richardson voit ses patients dans le cadre d'autres ententes.
Modifications à la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La version en vigueur sera affichée sur cette page avec la date de la « dernière mise à jour ».